5 herramientas visuales para mejorar tu productividad

En estos tiempos post pandemia, la productividad personal es un reto para una gran parte de las personas.

Ya sea en trabajos remotos desde el hogar como en algún cowork o en la oficina, el día se pasa volando, casi siempre tenemos más pendientes de los que podemos afrontar y la sensación de vorágine muchas veces no nos permite poner foco en lo importante.

Si analizamos esto que pasa a nivel individual, y vemos cómo impacta en los equipos, lejos de mejorar, empeora: notamos baja eficiencia, la energía difusa se contagia y la demanda de pedidos prioritarios, se ven potenciados.

Para abordar este conjunto de problemas de forma experimental, recomendamos explorar algunas herramientas visuales. Con ellas buscamos potenciar el día a día de los equipos de trabajo y de las personas, en su vida profesional… ¡y más allá del trabajo!

El poder de lo visual: herramientas visuales para organizarte

La mayoría de las personas aprendemos y recordamos visualmente, entendemos algo mejor cuando lo vemos ilustrado y sacamos provecho de infografías, resúmenes y demás formas gráficas que nos llegan a través de los ojos o bien con descripciones o metáforas que nos podemos aprecen en nuestras cabezas como imágenes (nos las "imaginamos"). Por esto es que hacemos referencia al poder de lo visual.

Las siguientes cinco técnicas aprovechan este "poder de lo visual" para transformar la manera en que abordamos el trabajo, generando una mejora sustancial en la eficiencia, la claridad y el impacto.

1. Tableros de tareas: mejora tu flujo de trabajo

Los tableros de tareas, también conocidos como Kanban (aunque Kanban es un método mucho más complejo), son un recurso valioso para priorizar y organizar de manera eficiente. El objetivo es clarificar las prioridades para poder dedicarnos a lo que es más importante y/o urgente y de esa manera, mejorar nuestro flujo de trabajo.

Se trata de visibilizar el trabajo pendiente, el que se está haciendo y el que se ha terminado. Se suelen usar notas adhesivas (físicas o virtuales) organizadas en columnas.

Generalmente se inicia con 3 columnas básicas: “Pendientes” (donde van las tareas que aún no iniciamos), “En progreso” (lo que estamos haciendo en este momento) y “Terminado” (lo que ya hicimos y no requiere más dedicación de nuestra parte).

Muchas personas y equipos evolucionan sus tableros a medida que van descubriendo etapas que les aportan valor, por ejemplo la columna “Validar con mi equipo” podría ir antes de “Terminado”. Y la columna “Preparar todo” podría ir antes de “En progreso”.

2. Bullet Journal

Bullet Journal, o BuJo, es una técnica creada por Ryder Carroll para visualizar tu planeación y pendientes. Funciona como una agenda personal en la que puedes ir haciendo seguimiento a tus pendientes usando algo muy similar a las listas de chequeo. Una de las claves es que si no terminaste algo que tenías planeado para hoy, lo puedes “migrar” al día siguiente. La magia está en el uso del papel: al escribir manualmente lo que quieres trabajar te hace más consciente de su importancia. Y en el caso de aquellas tareas que han sido migradas varias veces, la consciencia está en preguntarte si aún es relevante, lo deberías delegar o dejar de hacerlo.

Un bullet journal te ayudará a conocer mejor cómo gestionas tus pendientes y a evitar que olvides cosas importantes mientras liberas tu mente para dedicarla a entender temas más complejos.

¿Cómo hago mi Bullet Journal?
En el artículo Bullet Journal: Visualizar para Planear Mejor del blog de Juli Betancur, vas a encontrar las bases e inspiración para dar los primeros pasos.

3. Notas visuales: comunicación enriquecida y colaborativa

Las notas visuales (o sketchnoting, concepto creado por el diseñador y autor Michael Rohde) son una técnica para entender mejor un problema o idea y comunicarlo de forma enriquecida con texto, imágenes, símbolos y colores.

Puede hacerse de manera personal en un cuaderno o bien -si tomamos notas visuales en una reunión- podemos también usar alguna herramienta que nos permita que el equipo vaya viendo la toma de notas en vivo.

Una de las grandes ventajas de tomar notas visuales es que pone a las personas en una misma página -literalmente- y nos permite saber que lo que hemos dicho o pensado, está a la vista y tiene conexión con otras ideas o propuestas. Y esto habilita en general, a decisiones o cursos de acción que contemplan las diversas opiniones y puntos de vista.

Muchas veces, estas notas también se usan como resumen, minuta o acta, aunque no siempre son entendidas por alguien que no participó en el espacio en el cual fueron creadas.

4. Dinámicas de divergencia y convergencia con notas adhesivas

Tener notas adhesivas (o post-its) a mano puede ser muy útil en diversos tipos de reuniones. Por ejemplo, cuando un equipo quiere tratar varios temas, tomar una decisión o analizar un problema complejo.

Dedicamos unos minutos iniciales -en silencio- a la parte de divergencia:

Se invita a que cada persona escriba lo que piensa (una idea por post-it) de manera individual

Luego compartimos en voz alta el contenido de los papeles, para conocer las ideas y para tener un entendimiento común de las pocas palabras que suelen entrar en una nota adhesiva. Generalmente aprovechamos esta ronda para agrupar los papeles que se van leyendo, por afinidad o similitud.

Finalmente, se suele ordenar, filtrar y/o priorizar, para poder avanzar con mayor claridad en los objetivos propuestos. Esto lo conocemos como convergencia.

5. Agendas visuales

Una de las claves que hacen efectiva una reunión es compartir con quienes asisten la agenda de temas a tratar. ¡Y qué mejor si además de compartirla, la visualizamos!

En Kleer tenemos la buena práctica de, al inicio de una reunión, identificar, validar y priorizar los temas que nos gustaría tratar en ese espacio o los objetivos que queremos alcanzar. Si es virtual, los ítems los vamos listando en el chat de la llamada; de forma presencial, lo que hacemos es crear un post it por tema, en un mini tablero de tareas. Con ello logramos tener foco y consciencia del tiempo desde el inicio y ayudamos a que todas las personas conectemos con el propósito que nos convoca.

Pensando en una optimización a este mecanismo, esta actividad también se puede hacer asincrónicamente, antes del inicio de la reunión, para poder aprovechar más eficientemente el tiempo que teníamos reservado para conversar y trabajar en equipo.

Estas fueron las 5 ideas para mejorar tu trabajo con visual thinking. ¡Cuéntanos si ya estás usando alguna, o si piensas realizar algún experimento a partir de lo que acabas de leer! Y si te surgen comentarios, comparte este artículo en redes sociales. ¡Y si quieres hacernos alguna consulta, escríbenos por email o chat! 🙂

Dónde aprender más

Si te interesa conocer más sobre este fascinante mundo visual, te recomendamos varios caminos:
* Taller online de Facilitación Gráfica de Kleer
* Conoce el trabajo de Mike Rohde, quien acuñó el término sketchnoting.
* ¡Practica desde hoy mismo alguno de estas 5 herramientas!

¡Saludos y feliz experimento!

Escrito por:

Juliana Betancur

Agile Coach & Trainer | Consultora | Facilitadora | Speaker

Ingeniera de sistemas y Especialista en Desarrollo de Software. Mi propósito es acompañar a personas, equipos y organizaciones en su camino hacia mejores formas de trabajar.

Pablo Tortorella

Me apasionan las actividades comunitarias y disfruto compartiendo conocimientos y experiencias, así como también catalizando la mejora continua!

Agile Coach & Trainer
Ing. en Informática, CSM, CSD, CSPO