Diseño Organizacional Ágil: Cómo Adaptarse al Cambio Constante

Todas las organizaciones, grandes o pequeñas, tienen un diseño organizacional, ya sea planificado o no. Desde corporaciones con estructuras jerárquicas complejas hasta startups con pocos empleados, cada empresa cuenta con una estructura. Aunque pueden variar los detalles, a menudo encontramos similitudes en la forma que operan, más allá de las particularidades de su negocio.

El Legado de Frederick Taylor en las Estructuras Organizativas

El estilo con el que se estructuran muchas corporaciones actuales está inspirado en las ideas de Frederick Taylor, propuestas a principios del siglo XX durante la Revolución Industrial. Este enfoque, conocido como Taylorismo, revolucionó la gestión empresarial en su época de la misma manera en que la agilidad organizacional lo hace hoy.

Taylor estudió cómo mejorar la eficiencia en las fábricas de la época, pasando de una gestión empírica a un sistema basado en la especialización de tareas y la optimización de los tiempos de producción. Al trabajar en varias fábricas en Estados Unidos, notó que los trabajadores mantenían un ritmo lento por temor a que la sobreproducción condujera a despidos.

Para contrarrestar esto, Taylor descompuso cada tarea en pasos mecanizados y calculó sus tiempos de realización, eliminando el control que los obreros tenían sobre su trabajo. Esto requirió la introducción de una capa de gestión conocida como gerencia, encargada de supervisar y ajustar constantemente el trabajo de los obreros.

Gracias a estas ideas, la productividad en las fábricas aumentó, los costos de producción disminuyeron y los productos se volvieron más accesibles, incrementando la demanda en el mercado. Un genio, Taylor.

¿Siguen vigentes las ideas de Taylor?

Más de 100 años después, las ideas del Taylorismo han perdido parte de su relevancia en el mundo actual, donde las organizaciones enfrentan desafíos completamente diferentes. Si Frederick Taylor estuviera presente hoy, probablemente ajustaría sus conceptos para adaptarse a las dinámicas modernas de las organizaciones. Sus ideas se basaban en la observación de organizaciones principalmente manufactureras, pero hoy se aplican en todo tipo de industrias. Quizás algunas de estas prácticas te resulten familiares en tu propio entorno laboral.

Aquí es donde surge un problema: seguimos utilizando un estilo de gestión revolucionario de hace un siglo en un contexto completamente diferente. No se trata de replicar modelos o métodos del pasado, sino de aprender de su éxito, cuestionar el entorno empresarial y diseñar respuestas innovadoras.

Al igual que el Taylorismo pudo dejar de ser relevante, es posible que en el futuro frameworks como Scrum podrían volverse obsoletos debido a la evolución de la humanidad.

Importancia de la Agilidad Organizacional en un Mundo en Constante Cambio

Las empresas, sin importar su sector —financiero, retail, educación, entre otros— han optimizado sus modelos con estructuras que en su momento las llevaron al éxito. Sin embargo, hoy parecen ser un ancla que las frena. ¿En qué están fallando los modelos de gestión organizacional?

El principal problema de muchas organizaciones es que operan bajo la premisa de estabilidad. Imagina que estás en el siglo XX, con un taller familiar de cuchillos que ha ganado prestigio. De repente, la demanda se dispara debido al crecimiento demográfico en tu ciudad. Tus artesanos, trabajando a diferentes ritmos, no logran satisfacer la demanda.

Para solucionar esto, aplicas las ideas del Taylorismo, estandarizas y divides el proceso de fabricación: unos hacen los mangos, otros las hojas y otros ensamblan. Además, contratas supervisores para asegurar que se cumplan los tiempos y estrategias de mejora. El resultado, reduces costos, aumentas la productividad y te conviertes en una mega corporación.

Con el paso de los años, tu empresa sigue creciendo, pero el mundo cambia. Las técnicas de gestión que antes te impulsaban ahora ralentizan tu negocio. Hace 100 años, las necesidades de los consumidores eran predecibles. Eras el único fabricante de cuchillos y ofrecías unos pocos modelos que siempre se vendían. Tu desafío era expandirte.

Hoy, en cambio, vivimos en un entorno donde los cambios son rápidos y constantes. Las tecnologías avanzan, la competencia es feroz y las necesidades de los clientes evolucionan continuamente. Las estructuras rígidas, diseñadas para la estabilidad, ya no son suficientes para sostenerse en este nuevo contexto.

La Agilidad Organizacional como respuesta

En este contexto, surge el concepto de agilidad como una capacidad esencial para las organizaciones. La agilidad es la capacidad de adaptarse al cambio, aprender, pivotar y prosperar en un mercado competitivo y en constante evolución.

Recordemos la famosa frase de Charles Darwin: "Las especies que sobreviven no son las más fuertes ni las más inteligentes, sino las que mejor se adaptan al cambio."

El cambio es inevitable. Según la revista Harvard Business Review, en un estudio de 2016:"El 80% de las empresas que existían antes de 1980 ya no están operativas."

Esto puede deberse a que sus modelos de negocio se volvieron obsoletos, surgieron competidores con ideas innovadoras o eventos disruptivos, como la pandemia de 2020, que cambiaron por completo la forma en que trabajamos.

Muchas organizaciones han encontrado en la agilidad una forma de responder a estos desafíos, acercándose más a las necesidades de sus clientes y adaptándose mejor a los cambios del mercado. Sin embargo, es crucial que toda la organización trabaje bajo principios ágiles, y no solo ciertos equipos. Las estructuras tradicionales, diseñadas para garantizar estabilidad y predictibilidad, a menudo pueden frenar la transformación completa, afectando la capacidad de la organización para responder con rapidez.

¿Qué es un Diseño Organizacional Ágil?

Como mencionamos al inicio, toda organización tiene un diseño organizacional, y cada diseño tiene objetivos de optimización específicos. Por ejemplo, el Toyota Prius fue diseñado para ser eficiente en consumo de combustible y aerodinámica, no para carreras de alta velocidad.

De igual manera, aunque todas las organizaciones necesitan centrarse en sus clientes, adaptarse a los cambios y buscar eficiencia operativa, cada una tendrá sus propios objetivos según su estrategia. Por eso, no es viable copiar un modelo de estructura organizacional, incluso si se persiguen objetivos similares.

Un diseño organizacional ágil se basa en principios como:

• Simplicidad: Mantener procesos y sistemas lo más simples posible para facilitar la adaptación.
• Descentralización: Permitir la toma de decisiones a nivel de equipo para respuestas más rápidas.
• Equipos Autoorganizados: Fomentar la autonomía y capacidad de decisión sin depender de aprobaciones constantes de la alta dirección.
• Feedback Continuo: Implementar ciclos cortos de retroalimentación para aprender y ajustarse rápidamente.
• Enfoque en el Cliente: Poner al cliente o usuario final en el centro de todas las decisiones.
• Cultura de Aprendizaje: Promover el aprendizaje continuo y la disposición a experimentar y aprender de los errores.
• Transparencia: Garantizar que todos tengan acceso a la información necesaria para tomar decisiones informadas.
• Colaboración Activa: Eliminar silos y fomentar la colaboración entre equipos y departamentos.
• Flexibilidad: Estar dispuesto a adaptar o cambiar herramientas y procesos según las necesidades cambiantes.
• Resiliencia: Diseñar sistemas que puedan recuperarse rápidamente de perturbaciones o fallos.

Un Proceso Continuo de Adaptación

El diseño organizacional no es un ejercicio que se realiza una vez y se olvida. Es un proceso continuo que requiere revisión y adaptación. Las organizaciones que prosperan en el entorno actual son aquellas dispuestas a cuestionar sus propias estructuras, evaluar su eficacia y hacer los cambios necesarios para mantenerse competitivas y relevantes.

Este proceso no debe realizarse de manera aislada. Las decisiones sobre el diseño organizacional deben alinearse con la estrategia global de la organización. Preguntas como:

• ¿Cuál es nuestra visión a largo plazo?
• ¿Qué capacidades necesitamos para alcanzar esa visión?
• ¿Cómo se alinea nuestro diseño organizativo actual con esa visión y capacidades?

Al responder estas preguntas, las organizaciones pueden crear un diseño que no solo sea ágil y adaptable, sino también en sintonía con sus objetivos estratégicos. Esto garantiza coherencia entre la estrategia y la operación, asegurando que cada parte de la organización trabaje hacia un objetivo común.

Conclusión: Forjando el Futuro Organizacional

Aquellas organizaciones que ven el cambio como una oportunidad, y no como una amenaza, serán las que no solo sobrevivan, sino que prosperen en el futuro. El diseño organizacional ágil es la clave para convertir las amenazas en ventajas competitivas, permitiendo a las empresas liderar en un mundo en constante evolución.

En última instancia, el diseño organizacional es un reflejo de la identidad y las aspiraciones de una empresa. Al abordarlo con intención y flexibilidad, las organizaciones no solo pueden navegar por las aguas turbulentas del mundo actual, sino también moldear el curso de su propio destino.

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Escrito por:

Camilo Velasquez

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