Cómo definir OKRs: Tres niveles para elegir tu punto de partida

Al crear OKRs (Objetivos y Resultados Clave) en una organización, es importante considerar el nivel de desarrollo o madurez en el que se encuentra la definición de:
- la visión y misión organizacionales y
- los objetivos estratégicos de la empresa.

En un artículo anterior, compartimos recomendaciones sobre cómo definir tus OKRs. En este, vamos un paso más allá y traemos consejos adaptados al nivel en el que esté tu organización.

Si aún no sabés qué son los OKRs, acá tenés un artículo introductorio al tema.

Te proponemos tres niveles para que elijas cuál se adecua mejor a tu contexto:

1. Nivel Inicial: Organización sin visión, misión ni objetivos estratégicos claros y vigentes.
2. Nivel Intermedio: Organización con visión y misión definidas, pero sin objetivos estratégicos claros.
3. Nivel Avanzado: Organización con visión, misión y objetivos estratégicos definidos y claros.

Los 3 Niveles en detalle

Recorramos cada uno de estos niveles, cada uno con sus características y su correspondiente estrategia de implementación de OKRs.

1. Nivel Inicial

Organización sin visión, misión ni objetivos estratégicos claros y vigentes.

Si nos encontramos en una etapa donde aún no hemos definido formalmente nuestra misión, visión y objetivos estratégicos, el enfoque principal de nuestros OKRs debería ser sentar esas bases.

Paso a paso

Si aún no tenemos fundamentos estratégicos, podríamos comenzar con una lluvia de ideas sobre la visión de la empresa. Reunamos a los líderes clave y trabajemos juntos en imaginar cómo queremos que sea percibida nuestra organización en el futuro. Preguntas como “¿Qué impacto buscamos tener?” o “¿Cómo nos vemos en 5-10 años?” pueden ayudarnos a definir una dirección clara. Este proceso podría durar varias horas o incluso hasta días o semanas.

Organicemos talleres de co-creación para definir la misión. Involucremos a los diferentes equipos para que participen en la definición de nuestra misión. Así nos aseguramos de que todos estén alineados y comprometidos. La misión, según una de sus definiciones, debe responder a “¿Qué hacemos y para quién lo hacemos?”. El número y duración de estos talleres dependerá del tamaño de tu organización y los equipos que quieras involucrar en este proceso cocreativo

Recopilemos información sobre la industria y nuestros competidores. Esto nos permitirá entender qué valores y enfoques están utilizando empresas similares, ayudándonos a crear una propuesta única y diferenciada. Te puedes apoyar en tu equipo y personas dedicadas al research para realizar esta investigación.

Ejemplo de plan de acción

Te compartimos un ejemplo para el nivel 1, con enfoque práctico para definir tus primeros OKRs.

• Definir nuestra visión y misión.
  • 🌩💡 Organizar una sesión de brainstorming con los líderes clave para explorar los principios de la visión.
  • ✏️📄 Elaborar un documento preliminar de visión y misión basado en las ideas recopiladas.
  • 🎯🖌 Definir una versión preliminar de OKRs con el equipo de liderazgo.
  • 🔎💬 Recoger feedback del equipo sobre la propuesta y ajustarla en consecuencia.

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Te esperamos en el taller Gestión de objetivos con OKRs. Aprenderás a definir Objetivos, Resultados Clave y una dinámica de seguimiento para tu organización y tu equipo.

2. Nivel Intermedio

Organización con visión y misión definidas, pero sin objetivos estratégicos claros.

En este punto, ya contamos con una visión y misión, pero aún no hemos traducido esas ideas en objetivos estratégicos claros. Nuestro foco al definir OKRs debe centrarse en transformar esos conceptos en metas específicas y medibles.

Paso a paso

• Prioricemos las líneas estratégicas clave para el éxito. Identifiquemos cuales son las más importantes para el crecimiento de la empresa como podrían ser Desarrollo de productos, Expansión de mercado, algún proyecto estratégico o Eficiencia operativa. Luego, enfoquemos nuestros OKRs en estos ámbitos. Para esto podrías usar el modelo RICE 🍚 (Reach, Impact, Confidence, Effort) o una matriz de “Esfuerzo vs Impacto”.

• Consultemos con los equipos clave. Si aún no estamos seguros de cuáles deberían ser nuestros objetivos, podríamos reunirnos con líderes de las áreas más estratégicas. Esto nos permitirá recopilar ideas y garantizar que los OKRs que establezcamos sean relevantes para toda la organización.
  Aún si tenemos una definición sólida, este punto nos permitirá confirmar esa sensación o descubrir que aún nos faltaban conversaciones al respecto.

• Si ya tenemos misión y visión, pero no contamos con objetivos claros, podríamos apoyarnos en las buenas prácticas del método SMART para definir nuestros OKRs. Esto nos permitirá definir objetivos realistas y bien alineados con nuestra misión. Aplicado a OKRs, el objetivo que definamos debe ser: (S) específico, (A) alcanzable, (T) tiempo definido. Los KRs son la parte (M) medible y (R) relevante, ya que nos muestran que estamos llegando a cumplir nuestro objetivo.

Ejemplo de plan de acción

Te compartimos un ejemplo del nivel 2, con enfoque práctico para definir tus primeros OKRs.

• Inspirarnos en nuestra misión para definir objetivos estratégicos claros.
  • 🎯 Definir 2 o 3 objetivos estratégicos para cada área clave, en línea 🏹 con nuestra visión.
  • 💬 Realizar reuniones con los líderes de producto, ventas y marketing para identificar 👆 prioridades estratégicas.
  • 💡 Utilizar el método SMART para asegurarnos de que los objetivos sean medibles 📐 y alcanzables.

3. Nivel Avanzado

Organización con visión, misión y objetivos estratégicos definidos y claros.

Si ya contamos con una misión, visión y objetivos estratégicos bien definidos, ahora nuestra prioridad con los OKRs será optimizar la ejecución y asegurarnos de que toda la organización esté alineada para cumplir esas metas.

Paso a paso

• Si están definidos los objetivos organizacionales, pero no hemos definido objetivos más específicos en otros niveles (áreas, proyectos), ese es el primer paso. Basarse en los objetivos macro para definir los Objetivos y los Key Results de cada equipo de la organización. Se les suele decir “OKRs de operaciones”.

• Luego, necesitamos crear o mejorar la alineación entre equipos, podríamos organizar talleres entre áreas y equipos. Esto nos permitirá asegurarnos de que todos los equipos comprendan cómo sus OKRs se interrelacionan y contribuyen, en conjunto, a los objetivos estratégicos de la empresa. Fomentemos la colaboración y mantengamos la comunicación abierta entre áreas. En estos espacios deberían surgir las dependencias y formas de abordarlas activamente.

• Revisemos la cadencia (o frecuencia) de definición y seguimiento de nuestros OKRs. Fomentemos una cultura de retroalimentación continua. Establezcamos ciclos, por ejemplo trimestrales, de revisión de OKRs donde podamos compartir avances, discutir obstáculos y hacer los ajustes necesarios para asegurar que estamos avanzando en la dirección correcta y con las iniciativas adecuadas.

• Seamos pragmáticos con las herramientas que usamos para trabajar en nuestros OKRs. Hay muchas plataformas que pueden ayudarnos a visualizar el progreso en tiempo real y realizar ajustes rápidos cuando sea necesario. Según la necesidad, se puede usar algo tan simple como un tablero con post-its, una planilla de cálculo, u otras herramientas mucho más complejas, que aportan beneficios de gestión en organizaciones grandes.

Si querés probar con una planilla, podés intentarlo con el template que creamos en Kleer y que está disponible en nuestra página de recursos y materiales. 📋

Ejemplo de plan de acción

Te compartimos un ejemplo, con enfoque práctico para definir tus primeros OKRs.

• Alinear los OKRs de nuestros equipos con los objetivos estratégicos generales.
  • ↕️ Organizar talleres con equipos clave para garantizar que sus OKRs estén alineados con la 🏢 estrategia de la empresa.
  • 🛤 Crear un proceso de alineamiento y comunicación transversal ↔️ para trabajar sobre dependencias entre equipos: algunas se podrán eliminar y otras habrá que gestionarlas.
  • ➿ Establecer una cadencia regular 🗓 con nuestros equipos para evaluar el progreso y ajustar los objetivos si es necesario.
  • 🧰 Contar con una herramienta de seguimiento 🔎 de OKRs que se ajuste a las necesidades de la organización.

Al trabajar de esta manera colaborativa e inclusiva, nos aseguramos de que nuestros OKRs no solo reflejen los objetivos de la empresa, sino también las necesidades y expectativas de todos los equipos y todas las personas, ayudándoles a definirse metas motivadoras para ellas!

Conclusiones

La metodología OKRs para la definición y la gestión de Objetivos suele ser fácil de entender, pero debemos adaptarla a cada contexto particular.

Esperamos que este tipo de artículos, ayuden a quienes estén en esa desafiante tarea. Que ese tiempo y esa energía que estén por invertir, esté lo mejor canalizada posible.

Estos niveles que definimos son una referencia que podría no coincidir exactamente con tu situación actual, pero pretenden ayudarte a comenzar por un lugar más adecuado, no necesariamente el de algún libro. ¡Éxitos!

Si quisieras que te acompañemos en pasar del dicho al hecho con este desafío, escribinos para que llevemos juntos a cabo el diseño del plan y la puesta en marcha de la implementación de OKRs en tu organización. ¡Que nos escribas, caramba! ;)

Escrito por:

Pablo Tortorella

Me apasionan las actividades comunitarias y disfruto compartiendo conocimientos y experiencias, así como también catalizando la mejora continua!

Agile Coach & Trainer
Ing. en Informática, CSM, CSD, CSPO

Martín Catuara Solarz

Agile Coach especializado en acompañar equipos de liderazgo y organizaciones en procesos de cambio y evolución organizacional, alineamiento estratégico, táctico y operativo; trabajo en equipo. desarrollo de productos y servicios, dentro de los valores y principios ágiles.