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Mejora continua para todo el mundo
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Mejorar es un deseo presente en todos lados. Allí donde hay humanos, casi con toda seguridad hay temas a mejorar y lo más probable es que haya quién se lo esté planteando. Sin embargo, rara vez la mejora es diseñada, ordenada y continua (un hábito).
Las mejoras usualmente se dan a partir de una reacción momentánea: “un chispazo” en una situación en particular, o por coincidencia: “una mera casualidad” que una vez sucede y se logra entender su beneficio, se acoge como estándar.
Algunas personas y organizaciones han comprendido que la mejora puede ser la ruta al éxito y la convierten en un hábito que diseñan y ejecutan ordenadamente, obteniendo el máximo provecho al capitalizar todo el aprendizaje que pueden de cada pequeño cambio.
Toyota: el referente de mejora continua
Toyota es conocida como una de estas organizaciones que hacen de la mejora continua su plataforma para estar a la vanguardia y ser exitosas.
Al observar el día a día de Toyota, Mike Rother logró extraer dos rutinas (katas) que buscan que la mejora sea un hábito que se practica de manera diseñada, ordenada y con el máximo provecho. Las dos rutinas reciben los nombres de “Kata de mejora” y “Kata de coaching”.
Este artículo muestra cómo se han utilizado esas dos rutinas en diferentes contextos y cómo han proporcionado beneficios para quienes las han ejecutado.
El caso de la trabajadora independiente
Carolina es una trabajadora independiente que vivía agobiada por todo el trabajo pendiente que se le iba acumulando.
Al ser administradora de varios edificios de apartamentos, recibe peticiones de los residentes todo el tiempo, pero además debe estar pendiente de los proyectos que se están realizando en los edificios, de pagar a los proveedores y de gestionar las contabilidades, entre otras actividades.
A Carolina se le retrasaban tareas “gruesas” como el pago a los proveedores, sentía que trabajaba mucho, pero al final del día le parecía que no había hecho nada. Ese día a día tan absorbente no le permitía detenerse por un momento a identificar en qué podía cambiar para mejorar.
Con ayuda de un mentor (Kata Coach) empezó a dedicar dos horas semanales para ejecutar la “Kata de mejora”. Este tiempo se invierte en reflexionar sobre las situaciones, procesos, datos y hechos que componen su trabajo y en diseñar posibles cambios que le permitan mejorar el obstáculo actual más prioritario. Estos cambios luego los implementa en su día a día y en la siguiente sesión reflexiona sobre su utilidad y si conviene o no mantenerlos.
Dos meses después de haber ejecutado esta dinámica, Carolina ha realizado 8 cambios en su forma de trabajo, que la han llevado a tener mejores resultados con su gestión de temas pendientes. Ha aprendido, a partir de la práctica, cómo funcionan mejor sus procesos, en qué momentos debe realizarlos y ha logrado mejorar su calidad de vida al tener controlado su trabajo.
La inversión ha sido poca para tanta ganancia. Dos horas equivalen a menos del 5% de su tiempo. En una frase, está trabajando más inteligentemente.
El caso de la multinacional de pensiones
Una empresa de pensiones multilatina tiene muchísimos procesos, muchas personas involucradas, muchos clientes haciendo peticiones todo el tiempo. Los problemas no les faltan.
Un proceso en particular empezaba con la petición del cliente y terminaba con la respuesta positiva o negativa, en promedio 33 días después. El plazo de respuesta estaba cumpliendo con la reglamentación vigente, pero para ese tipo de pedido era muchísimo tiempo en el que el cliente estaba ciego respecto a lo que pasaba, ya que el proceso tenía un montón de trámites internos en la empresa.
Luego de empezar a usar la Kata de Mejora, pudieron lograr, con la ejecución de solo 2 experimentos, que el proceso fuera de 3 días!. No es normal que un equipo logre tal nivel de mejora en tan poco tiempo, pero en este caso llevaron a cabo un experimento de rediseño estructural, conformaron un equipo con personas que reunían todas las habilidades necesarias para ejecutar todo el proceso, lo cual causó que la información y la toma de decisiones fluyera como nunca antes.
Lo ideal es que un equipo como estos pueda continuar ejerciendo su hábito de mejora continua y considerando que tienen autonomía en todo el proceso, las decisiones sobre qué cambios hacer podrán ser tomadas fácilmente.
Hay un componente importante de la Kata de Mejora que se puede evidenciar en este caso. El liderazgo delegó el poder al equipo para que pudiera tomar decisiones fácilmente y lograr llevar el proceso a dicho nivel.
La generación del hábito de mejora requiere que los líderes estén al servicio de los equipos para remover impedimentos y los motiven a lograr sus objetivos.
El caso de la diseñadora gráfica
¿Será posible hacer uso de la kata de mejora para procesos creativos de diseño gráfico?
Es posible pensar que la kata de mejora sirve únicamente para mejorar procesos industriales o de servicios, pero la realidad es que pueden ayudar a mejorar cualquier actividad, incluso la creación artística.
Ingrid es una diseñadora gráfica que está aplicando la kata de mejora para abordar las dificultades que tiene en su proceso creativo.
La kata de mejora le ha ayudado a entender mejor su entorno, los datos y hechos que están alrededor su proceso creativo. A partir de la reflexión sobre este entorno puede identificar posibles experimentos que le permitan sobrepasar las dificultades y trabajar mejor.
Adicionalmente Ingrid valora mucho tener método. Muchas veces se requiere una plataforma que ayude a establecer tiempos, a generar tracción y compromisos, en este caso para lograr el objetivo que ella misma se marcó.
La mejora continua está al alcance de cualquiera y para lo que sea.
He aprendido a lo largo de 5 años de estar acompañando como Kata Coach a personas, equipos y organizaciones, que cualquiera puede generar el hábito de mejora, en cualquier ámbito y con resultados sorprendentes. Por ejemplo, he visto aplicar la Kata de mejora para rebajar peso, aprender un idioma, leer más rápidamente, duplicar las ventas, aprender a tocar un instrumento musical, mejorar la experiencia de los clientes, reducir el consumo de papel en una oficina. ¡Las posibilidades son infinitas!
El resultado que se busca con el acompañamiento es que se incremente el conocimiento sobre cómo llevar a cabo las actividades de mejor manera, pero se logran otros resultados muy interesantes:
- La mentalidad de experimentación.
- La reflexión constante que da paso a la ideación y ejecución de posibles mejoras.
- La adopción de un método disciplinado para buscar los resultados deseados.
- La objetividad al valorar los datos y los hechos alrededor del contexto.
- La innovación, al permitirse hacer las cosas de diferentes maneras.
- La valoración del aprendizaje, más allá de resultados concordantes con lo esperado.
- La motivación intrínseca de la gente al perfeccionar su quehacer y al estar persiguiendo objetivos inspiradores para ellos.
Todos estos resultados son fundamentales en entornos donde no tenemos todas las respuestas, allí donde tenemos que hacer cosas diferentes para lograr resultados diferentes.
En Kleer enseñamos la Kata de Mejora y acompañamos personas, equipos y organizaciones como Kata Coaches. Si estás interesado en conocer más puedes ver nuestro workshop de Mejora Continua con Toyota Kata, así como nuestro Servicio de Mentoring en Mejora Continua (Kaizen)
