Flight Levels: cómo coordinar equipos y alinearlos con la estrategia para crear valor

Muchas organizaciones enfrentan desafíos al tratar de escalar su agilidad más allá de equipos aislados. Flight Levels es un modelo práctico que resuelve estos problemas, facilitando la coordinación entre equipos y asegurando que las prioridades operativas estén alineadas con los objetivos estratégicos. En este artículo te contamos qué es el modelo Flight Levels y cómo puede ayudarte a lograr una verdadera agilidad organizacional.

Cuando falta coordinación entre equipos y alineación estratégica

“La isla de la felicidad” era el nombre que le dábamos a los equipos que lograban niveles de agilidad mayores que el resto de los equipos y áreas en una organización. El problema con estos equipos es que eran justamente eso: islas.

Pocas islas (equipos), satisfacen necesidades de clientes externos por sí solas en un contexto empresarial. Por más multidisciplinario que sea el equipo, generalmente tiene dependencias de otras personas y equipos para generar valor al cliente externo.

Muchas veces cada equipo se ocupa de lo suyo, definiendo y trabajando en sus prioridades con base en sus propios intereses, sin considerar cómo su prioridad y dedicación afecta a las solicitudes de los demás equipos y finalmente al flujo de valor al cliente.

La alineación con la estrategia es, en muchas ocasiones, un espacio gris en la organización. En teoría, todo lo que hace cada equipo aporta a los objetivos y metas estratégicas. En la práctica, cada equipo invierte mucho tiempo, esfuerzo y dinero en iniciativas o tareas que no se alinean con la estrategia organizacional. Lo peor es cuando esto sólo se evidencia al finalizar el año, al hacer una evaluación anual, cuando ya es imposible deshacer los pasos.

Flight levels: un modelo de agilidad organizacional esencial

Flight Levels no es como los frameworks “ágiles” burocráticos de muchos niveles jerárquicos, por el contrario, este modelo representa la agilidad organizacional desde lo esencial. Para profundizar sobre el entendimiento de la agilidad organizacional puedes leer nuestro artículo ¿Qué es la Agilidad Empresarial?

Tomando los principios del pensamiento Lean como base, logra ayudar a ordenar a la empresa coordinando la capacidad operativa, alineándola con la estrategia de una manera tan simple de entender que hace quedar a los demás frameworks como “la versión tradicional” de la agilidad.

Flight Levels opera en 3 niveles: 

Nivel 1. Operativo: son los equipos que hacen el trabajo del "día a día".

Nivel 2. Coordinación: aquí se evidencian los flujos de valor de la organización, que representan el trabajo colaborativo de diferentes equipos y personas para generar valor a los clientes.

Nivel 3. Estratégico: el modelo no contempla la elaboración de la estrategia, sino que se centra en cómo esa estrategia se operativiza. Aquí se dirimen situaciones operativas para las que es necesario tomar consideraciones estratégicas del negocio.

En cada uno de estos niveles se llevan a cabo las mismas 5 actividades principales: 

• Visualiza el flujo: identificar visualmente el flujo y los ítems de trabajo. 

• Crea foco: asegurar la dedicación a un ítem de trabajo hasta que se termina. 

• Establece interacciones ágiles: generar acuerdos que llevan a interacciones más cortas y más frecuentes.

• Mide el progreso: usar las métricas que realmente sirven como retroalimentación permanente.

• Opera y mejora: reflexionar sobre datos y hechos. Ejecutar acciones para validar hipótesis de mejora. Aprendizaje empírico.

A nivel de cada equipo, independientemente de la forma en que trabajen, el modelo los lleva a eliminar desperdicios, acelerar el flujo de trabajo y mejorar continuamente. ¡Lean en su estado más puro!, a nivel de equipos.

El modelo también actúa a nivel de coordinación de diferentes equipos que se requieren para generar valor. Allí, al ejecutar las 5 actividades principales, se logran eliminar desperdicios, acelerar el flujo de trabajo y mejorar continuamente. ¡Lean en su estado más puro!, a nivel de coordinación en los flujos de valor.

Además, cuando múltiples flujos de valor entran en conflicto por los recursos limitados, es necesario tomar decisiones estratégicas sobre a cuál flujo de valor darle prioridad. Aplicando las 5 actividades principales desde una mirada de nivel estratégico, se logran eliminar desperdicios, acelerar el flujo de trabajo y mejorar continuamente. ¡Lean en su estado más puro!, a nivel estratégico.

Nuestro artículo Diseñando el camino a la agilidad empresarial profundiza en claves para avanzar en el diseño hacia la Agilidad organizacional.

¿Por qué usar el modelo Flight Levels?

Este modelo, en lugar de poner el foco en implementar un marco de trabajo en una empresa, se concentra en lograr los resultados de la organización en un entorno cambiante. 

Flight Levels, toma como punto de partida “la situación actual” y proporciona, con sus 5 actividades principales, mecanismos para entregar valor a los clientes de manera fluida habilitando la coordinación constante de personas y equipos involucrados en ello, con base en la información existente y visible.

De igual manera, las actividades del modelo le permiten a una organización entrar en estado de mejora continua, orientándose en todo momento según lo indiquen las métricas verdaderamente representativas para el negocio.

Los 3 niveles de vuelo simplifican el entendimiento del funcionamiento organizacional. Más allá de la estructura que se tenga, la dinámica de generación de valor está dada por el trabajo operativo que hacen los equipos (nivel 1) y la coordinación que deben tener para satisfacer necesidades a los clientes (nivel 2). Mientras que el nivel 3, se ocupa de garantizar la alineación de la operación con los objetivos estratégicos de la compañía.

Caso real: Flight Levels en acción

Durante 2024 acompañamos a una empresa en la mejora de su capacidad de ejecución (desarrollan un producto digital en modalidad SaaS).

Trabajamos en forma integral desde el C-Level hasta los equipos operativos. El mayor impacto, por mucha diferencia, fue la implementación de espacios de coordinación (Nivel 2) y alineación estratégica (Nivel 3).

En la foto que sigue podemos ver al CEO, gerentes y representantes de equipos operativos en el seguimiento quincenal de la coordinación (nivel 2), de la ejecución operativa (nivel 1) y de su alineación con la estrategia (nivel 3).

En varias ocasiones descubrieron que algunas de las iniciativas que estaban en ejecución ya no eran prioritarias para la estrategia o que debían ser ajustadas.

Nunca hubiese ocurrido este hallazgo si no existiera, cada dos semanas, esta coordinación de alto nivel. Al día de hoy siguen reuniéndose regularmente en ese mismo tablero.

Nuestros aprendizajes

Es fácil sostenerse en la ilusión de que los equipos multidisciplinarios son la clave para lograr la entrega de valor de forma temprana y frecuente a clientes finales, pero en la práctica muy pocos equipos son totalmente autónomos para lograrlo en un entorno empresarial.

La coordinación de múltiples equipos no debe darse por resuelta, debe ser diseñada y gestionada conscientemente. El modelo Flight Levels ofrece una manera sencilla y coherente de hacerlo con la esencia de la agilidad organizacional.

La alineación de la ejecución operativa con la estrategia no debe depender de calendarios, sino de las decisiones que sea necesario tomar para dirigir la capacidad operativa en el momento oportuno. El modelo Flight Levels, con su nivel 3 (Estratégico) se encarga de mantener justo a tiempo esta alineación con base en la información actualizada que proviene de los niveles 1 (Operativo) y 2 (Coordinación).

Las actividades principales de Flight Levels no son otra cosa que los principios del pensamiento Lean, potenciados con las interacciones cortas y frecuentes de la agilidad. Acciones que, llevadas a cabo en los 3 niveles del modelo, permiten lograr fluidez en la entrega de valor a clientes a nivel organizacional.

Referencias

📚 Flight Levels. Leading Organizations With Business Agility. Klaus Leopold - Siegfried Kaltenecker

📃 Una introducción en inglés al modelo Flight Levels: https://www.flowsphere.ch/wp-content/uploads/2024/02/Flight-Levels-A-Short-Introduction.pdf . Klaus Leopold - Siegfried Kaltenecker

Creado por:

Carlos Peix

Organizational agility consultant | CSM, CSD, CAL1 | EODF Organizational Design | Electronic Engineer | Agile SW Development Consultant | Trainer

Leonardo Agudelo

Soy un aprendiz permantente. Me gusta ayudar a las compañías a evolucionar desde la agilidad a través de procesos de enseñanza, asesoramiento y acompañamiento, labor a la que me dedico profesionalmente en...