El Poder de la Desconferencia: Abrazando los Principios del Open Space

11 a.m. en Barranquilla, Colombia. El sol abrasador no disminuye el entusiasmo de la comunidad que se reúne con una pregunta desafiante: "¿Cómo podemos abordar los desafíos al adoptar la agilidad en nuestro día a día?"

Agilistas de todas partes se congregan, saludando a caras conocidas con abrazos y reencuentros que evocan sentimientos de euforia. Es como si hubiesen encontrado las páginas de un libro que habían olvidado y no recordaban cuánto disfrutaban.

También hay caras nuevas, que quizás descubrieron un mundo completamente nuevo. Y no me refiero solo al conocimiento que obtendrán, que bien podrían haber adquirido en un curso o libro, sino al espíritu que impregna a esta comunidad de más de 500 almas, creando un ambiente de desconferencia, donde cualquier cosa puede suceder bajo la premisa de compartir como comunidad.

El valor de una (des)conferencia Open Space

Un recuerdo invade mi mente al reencontrarme con un viejo amigo. Hace 12 años, un grupo de estudiantes asistió al Agile Open Bogotá, pero el evento fue cancelado. Sin embargo, resultó ser un espacio lleno de aprendizajes y conversaciones valiosas, gracias a un Agilista que se dedicó a compartir sus conocimientos con ellos.

En esa oportunidad, fue la primera vez que experimenté los principios del Open Space:

1. Cualquiera que viene es la persona adecuada.
2. Cualquier cosa que sucedió es lo único que podía haber sucedido.
3. Cualquier momento en que empieza es el momento adecuado.
4. Cuando se acabó, se acabó.

En el Open Space, el círculo es la estructura dominante. Esto se debe a que las estructuras son poderosas para modelar el comportamiento. En el círculo, todos somos iguales, las etiquetas y jerarquías desaparecen, y las conexiones entre las personas surgen por el interés común del tema que se aborde. Nos conectamos a través de conversaciones, no por títulos o posiciones.

En esta comunidad, todos somos parte de ella, juntos construimos el Marketplace, trayendo pedidos, ofertas y conversaciones. Reflexiono y llego a la conclusión de que los mejores momentos aprendizaje en mi vida profesional han sido en eventos como este, ya sean multitudinarios o pequeños meetups, Agile Open, charlas de pasillo o pro action café. Todos comparten algo en común: priorizar las conversaciones y reflexiones por encima de simplemente presentar un tema.

Evolucionar los eventos Ágiles para maximizar el aprendizaje

A lo largo de los años, he notado cómo algunos eventos comunitarios han ido adoptando formas más tradicionales, alejándose un poco de la esencia que plantea el espíritu del Open Space. No quiero decir que esto esté mal; las cosas evolucionan, el mundo cambia y la agilidad hoy no es lo que era hace 20 años, cuando unos pocos revolucionarios intentaban cambiar el mundo. Podría decir que hoy la agilidad es algo más mainstream, y es necesario evolucionar nuestros espacios de comunidad para atender a todas las personas.

Sin embargo, la potencia de las comunidades está en cómo logran empoderar a decenas o cientos de personas, catalizando la pasión para conseguir aprendizajes asombrosos.

Los eventos ágiles son los espacios donde más aprendemos como agilistas, si no pregúntale a los grandes referentes en Latinoamérica dónde conocieron la agilidad y quizás la respuesta sea en un Open Space.

De esto, las grandes empresas tienen una gran oportunidad de aprendizaje, pues podrían ser el reflejo de las comunidades (que son otro tipo de organización). En lugar de invertir en grandes capacitaciones a gran escala y obligar a empleados a tomar talleres que no quieren tomar, podrían abogar por el conocimiento colectivo, por el aprendizaje comunitario, permitiendo que se encuentren, divergen y convergen con sus problemáticas y aprendizajes, potenciando la entrega de valor en la organización.

Y como comunidad ágil, es momento de movilizarnos con un llamado a la acción, recuperando el espíritu comunitario, el poder del círculo y el propósito de aprender desde las conexiones con otros agilistas.

5 Ideas para diseñar eventos en formato Open Space

Ya sea que estés organizando un evento o buscando promover la agilidad en tu organización, las comunidades de aprendizaje son indispensables para potenciar el conocimiento. Aquí algunas ideas generales a tener en cuenta para el evento:

1. Pregúntate sobre el propósito del espacio y la pregunta convocante: ¿Qué busca priorizar este espacio? ¿Integrar nuevas personas a la comunidad o enfocarse en la reflexión? Esto determinará muchos aspectos clave del evento, como si será un espacio de charlas o de habilitar conversaciones.
2. El rol del facilitador: La labor del facilitador es mantener el espacio. La facilitación del Open Space es especial, ya que el evento es altamente auto-organizado. Sin embargo, las pequeñas intervenciones de un facilitador pueden arruinarlo o hacer que fluya. Mantener el espacio implica observar, cuidar y atender a los participantes y sus interacciones, trabajando con el contexto que se crea alrededor, más que trabajando con ellos directamente.
3. La importancia del espacio físico: El espacio físico delimitará el estilo de conversaciones que los participantes tendrán. Por ejemplo, un auditorio lleno de sillas poco móviles podría favorecer charlas más formales, mientras que un ambiente más flexible y colaborativo permitiría conversaciones más dinámicas.
4. Diversidad en el marketplace por diseño: Cuando se planifica un marketplace, es fundamental fomentar la diversidad de temas y perspectivas para que todos encuentren algo relevante e interesante. Una recomendación que daba *Lisa Heft *era que no hubiese ni filtros, ni priorizaciones ni agrupamientos. La diversidad es muy importante en un proceso divergente, y cada sesión puede ser diferente completamente aunque traten el mismo tema, pues tiempo, personas, emociones e ideas son diferentes alrededor de las sesiones. ¡Siempre hay tiempo y lugar para alguna sesión más!
5. Abraza los principios del Open Space: como diría Maturana, “las expectativas no se cumplen, ni las tuyas ni las de los demás”, deja que el Open Space fluya, todo resultará como deba resultar, el objetivo no es tener el evento perfecto, apegado a horarios perfectos, es compartir como comunidad!!!

En resumen, mantener la esencia del Open Space y adaptarla a los cambios que experimenta la agilidad es fundamental para construir comunidades fuertes y enriquecedoras. La comunidad es la que hace que estos eventos cobren vida y significado, y si podemos mantener un espíritu de colaboración, aprendizaje y apertura, seguiremos evolucionando y prosperando juntos.

Referencias

Lisa Heft - Opening Space
Larman's Laws of Organizational Behavior

Escrito por:

Camilo Velasquez

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