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Desarrollando la mentalidad ágil para impulsar a tu organización
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En un mundo cada vez más complejo, las empresas que destacan son aquellas que logran adaptarse rápidamente a los cambios en su entorno, para lo cual es clave que sus equipos cuenten con una mentalidad ágil. Desarrollar esta mentalidad en las personas no sólo significa enseñar a usar una técnica o un marco de trabajo, sino fomentar una forma de pensar que valore la adaptabilidad, la colaboración y el aprendizaje continuo a partir de la experimentación.
Recorrer este camino implica gestar un cambio cultural para transformar la manera en la que los equipos responden a los desafíos y oportunidades, de modo que puedan generar un impacto sostenible y a largo plazo en sus organizaciones. Y uno de los primeros pasos para recorrer este camino es la formación y capacitación.
¿Por qué capacitar a las personas es una actividad clave en el proceso de evolución organizacional ágil?
1- Establece un lenguaje común
“Necesitamos ser más ágiles, ser más rápidos al atender a los clientes”. Esa suele ser una acepción muy usada de agilidad: ser más veloces. Pero no es a lo que se refiere la agilidad, como mentalidad. Por eso es necesario definir una terminología y conceptos compartidos que toda la organización pueda entender y utilizar, para lo cual los espacios de capacitación son un excelente escenario para hacerlo. Definir un lenguaje común ayuda a evitar malentendidos y suma a que los equipos y personas involucradas interpreten los términos clave de manera similar.
2- Aprendizaje de la mano de expertos
Los expertos suelen tener experiencia en múltiples proyectos de agilidad y conocen cómo aplicar los principios ágiles a distintos tipos de organizaciones y situaciones. Su conocimiento va más allá de la teoría, lo cuál les permite adaptar el espacio de formación y la profundidad con la que se ve cada concepto según los objetivos estratégicos de la empresa y el nivel de experiencia de la población objetivo de la formación.
3- Espacio seguro para plantear inquietudes
Una experiencia de aprendizaje de calidad genera un espacio seguro en el cual las personas son bienvenidas a preguntar: se parte de la premisa de que todas las preguntas son importantes (e incluso pueden ser compartidas por otras personas). Atender a estas inquietudes de manera temprana ayudará a que las personas estén menos ansiosas y puedan dar pasos más seguros cuando estén poniendo en práctica los aprendizajes.
4- Generación de espacios de reflexión
Un entorno de capacitación diseñado con las personas que participan como protagonistas invita constantemente a llevar cada aprendizaje a su escenario real de uso: ¿qué puedes experimentar desde mañana? ¿Cuál es el siguiente paso pequeño que puedes dar en esa dirección?.
Por ejemplo, en nuestro proceso de acompañamiento a Botero Soto Soluciones Logísticas, estuvimos capacitando al equipo de TI apuntando a una cultura de trabajo más ágil. Dentro de nuestra metodología de capacitación solemos enseñar los conceptos de forma dinámica y luego abrir un espacio de reflexión y conversación con las personas, para que sean ellas mismas quienes generen las conclusiones. Uno de los temas que vimos fue la importancia de reflexionar para mejorar, en donde plantearon que no era necesario trabajar con un marco como Scrum para iniciar, desde ese momento, con sesiones periódicas de retrospectiva.
5- Reducción de la resistencia al cambio
Los espacios de capacitación ayudan a que las personas comprendan el propósito y los beneficios de la agilidad como cualidad organizacional, entendiendo que la agilidad es un camino y no un fin. Cada persona, al entender qué se gana colectivamente cuando la organización es más adaptable, puede ser promotora y protagonista de la evolución ágil (y no simplemente, ser arrastrada por el cambio…).
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¿Y qué se debe tener en cuenta para diseñar un plan de capacitación?
Ok, ok. Ya está un poco más claro que los espacios de capacitación y formación son clave en la evolución organizacional ágil. Entonces… ¿qué debemos tener en cuenta al planearlos, diseñarlos o elegirlos?
Te contamos algunos puntos aprendidos desde nuestra experiencia en Kleer.
1- Definir objetivos claros: Antes de comenzar la capacitación, es importante definir qué se quiere lograr. ¿Se busca mejorar la colaboración entre departamentos? ¿O es necesario que los equipos se adapten más rápido a los cambios? Definir estos objetivos permitirá diseñar capacitaciones específicas y que den respuesta a necesidades reales.
2- Seleccionar metodologías prácticas de formación: La mentalidad ágil no se aprende solo en teoría; requiere práctica. Optar por talleres interactivos, simulaciones y casos prácticos permitirá a las personas participantes experimentar la agilidad en acción y entender su aplicabilidad en el trabajo diario.
3- Fomentar el feedback continuo: En una mentalidad ágil, el feedback es clave. Crear espacios donde los equipos puedan compartir sus experiencias y recibir retroalimentación ayudará a afianzar lo aprendido y permitirá mejorar constantemente. Los ciclos de feedback continuo permiten ajustes rápidos y refuerzan la cultura de mejora continua. Y de igual manera, el espacio de capacitación en sí mismo debe estar diseñado para recibir retroalimentación tempranamente, de modo que pueda cambiarse, ajustarse o mejorarse para generar el mayor impacto positivo posible en quienes asisten.
4- Elegir trainers facilitadores con experiencia: Aunque sabemos que el mensaje y el contenido son fundamentales, la forma como se entrega ese mensaje tiene un gran impacto en el aprendizaje. Por ello es necesario que quienes impartan la capacitación sean personas que puedan hablar con propiedad de los temas que se enseñarán (¡que tengan experiencias reales!), y que además cuenten con habilidades de facilitación para mantener a las personas conectadas e interesadas.
5- Medir y adaptar el plan de formación: Una capacitación en agilidad debe ser tan adaptable como el enfoque que promueve. Es importante evaluar los resultados de cada fase del plan de formación y hacer ajustes según las necesidades y el nivel de progreso de las personas participantes. Esto asegurará que el plan siga siendo relevante y aporte valor.
Estrategias para la evolución organizacional
Capacitar a las personas es solo una de las estrategias en la evolución organizacional, pero no debe ser la única. Un proceso de transformación requiere un enfoque integral para planificar y sostener el cambio. Más ideas sobre los próximos pasos en el camino de la agilidad empresarial.
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