Aceleración de la Innovación

Germán Gaitán & Jader Rojas Jiménez & Juan Gabardini

Cómo obtener resultados asombrosos, aplicando herramientas como Lean Startup, Design Thinking, Scrum y Kanban, entre otras, para identificar oportunidades valiosas y desarrollarlas en un marco de agilidad.

¿Te pasó alguna vez?

  • Participar de una iniciativa de innovación que no cuente con el apoyo de sus sponsors y stakeholders.
  • Tener una iniciativa de innovación que genera muchas y muy buenas ideas, pero ninguna se implementa.
  • A una gran idea le dedicamos tiempo y esfuerzo y cuando finalmente la tenemos lista, el contexto cambió y ya no es necesaria.
  • Desarrollar una iniciativa de innovación que resuelva un problema que tus clientes realmente no tenían.

O en cambio, escuchaste estas frases al final de una iniciativa:

  • A pesar de que al principio nos parecía una locura y que creímos que no lo íbamos a lograr, mejoramos un producto existente logrando beneficios de + 6 millones de euros anuales.
  • Fue el mejor proyecto de mi vida. Siempre deberíamos trabajar así. Estoy llevando esto a mi área para seguir trabajando así.
  • Salirnos de "era un buen producto pero nunca se usó o vendió".
  • Logramos que múltiples áreas colaboren productivamente.
  • Las personas incorporan prácticas y herramientas que llevan luego a su día a día.
  • Se forman facilitadores internos que permiten sostener prácticas orgánicamente.

¿Cómo logramos esto?
Lo puedes lograr con una combinación de Lean Startup, Design Thinking, Scrum, Kanban, …

Pero ¿cómo lo hacemos?

Cómo iniciar

Para comenzar, acompañamos a la organización en la búsqueda de una iniciativa apropiada para ser desarrollada con este método. En general, las organizaciones ya tienen identificadas algunas necesidades sobre las que quieren innovar. Sugerimos escoger entre ellas, alguna que:

  • Está alineada con los objetivos estratégicos de la organización.
  • Cuenta con un sponsor comprometido y dispuesto a involucrarse en un proyecto de innovación.
  • Es lo suficientemente relevante para que los resultados sean anhelados y valorados en la organización.
  • No es una actividad “core” de la organización, para evitar que la percepción del riesgo desaliente el desarrollo de la iniciativa.
  • Es factible la entrega de producto en un plazo de entre 3 y 4 meses.

Chartering

Este proceso de selección, alineación estratégica y compromiso de los sponsors, se concreta con el “Chartering”, que habilita el armado de un equipo que cuente con los skills necesarios para desarrollar todas las actividades que la iniciativa requiere, estableciendo acuerdos de participación con los líderes de la organización que permitan a esas personas un total involucramiento con el equipo. Cuando la organización no cuenta con los perfiles desarrollados en lo que respecta a la facilitación de las dinámicas de trabajo en equipo, o el coaching de innovación, que es quien tiene la responsabilidad de desafiar al equipo a pensar “fuera de la caja”, hemos proporcionado esos skills a través de personas con fuerte experiencia en el desarrollo de este tipo de desafíos.
Se establecen en una etapa temprana los objetivos, que deben ser claros y desafiantes. Objetivos que el equipo pueda validar y comprometerse con ellos desde la convicción de que son alcanzables y valiosos.

Despegue

El “Despegue” de esta iniciativa es una serie de actividades a las que queremos dar trascendencia, anunciarlas y darles visibilidad en la organización, y hacer extensiva la convocatoria para la “Incepción” a todos aquellos que puedan verse afectados, de una manera participativa y realizando dinámicas que generen un impacto que no pase inadvertido. El Despegue busca concretar los siguientes temas:

  • Definir y difundir de los objetivos a lograr
  • Definir de los detalles logísticos y acuerdos de trabajo
  • Establecer una visión compartida del producto
  • Establecer las métricas relevantes
  • Conocimiento de la propuesta de trabajo, prácticas y herramientas mínimas para iniciar
  • Acordar los ambientes de trabajo, físicos y virtuales, y las herramientas que permitan dar visibilidad sobre el avance de las actividades y las métricas que se requieran

Acompañamos al equipo en esta fase, facilitando estos encuentros y ofreciendo las capacitaciones que las personas requieren para iniciar este camino con plena confianza.

Visión a alto nivel

Listos para iniciar el desarrollo de la iniciativa. ¿Y ahora qué?

Oportunidades, soluciones, implementación

Ahora, el equipo balancea su dedicación entre tres focos, dedicando mayor esfuerzo en algunos de ellos en diferentes momentos, según la iniciativa lo requiera:

  • Oportunidades: Entender el problema u oportunidad, los involucrados, necesidades satisfechas por la situación actual y las insatisfechas, las relaciones sistémicas. Valorizar y priorizar las oportunidades encontradas y estimar a alto nivel el tiempo que puede tomar lograr ese valor.
  • Soluciones: Imaginar soluciones para las oportunidades relevantes, experimentar para validar, por ejemplo prototipar y construir el producto a baja escala.
  • Implementación: Extender/escalar la solución. Aprender de la interacción de los usuarios con los productos y decidir los siguientes ciclos. Transferir la operación.


Herramientas de gestión

Oportunidades

El desarrollo de las oportunidades le permitirá al equipo lograr un mejor entendimiento de la necesidad que tiene en sus manos.

Para ello acudimos a herramientas de Design Thinking y otras fuentes:

  • La creación de mapas de empatía y otras técnicas de proto-personas, podemos ponernos en lugar de nuestros clientes y usuarios y analizar desde su perspectiva los diferentes aspectos de las soluciones que ofrecemos.

  • Si se trata de un producto o servicio existente, podemos utilizar herramientas como el Customer Journey para revisar lo que estamos haciendo actualmente y encontrar los dolores y las oportunidades de mejora.

  • Si se trata de algo nuevo, necesitamos explorar y validar las hipótesis de valor, realizando tareas de investigación y obteniendo los datos que respalden el valor de la iniciativa. Los Canvas de oportunidad nos permiten dar a cada una de ellas un mismo tratamiento para ser evaluadas más adelante.

  • Identificadas las diferentes oportunidades, utilizamos Opportunity Solution Tree como herramienta para darles visibilidad y organizar los diferentes caminos que podemos transitar a partir de ahí.

  • Es importante en este punto priorizar estos caminos, y una manera de hacerlo es realizar una matriz de valor y esfuerzo que nos permita clasificar esas oportunidades y trazar una estrategia de abordaje. Es necesario para ello que cada iniciativa identificada sea analizada con algún grado de profundidad que nos permite asignarle una perspectiva de captura de valor de negocio, así como una primera estimación del esfuerzo que podría involucrar en una escala de Alto, medio y bajo.

    Herramientas de gestión

Este listado de herramientas no es exhaustivo y el mismo equipo ajusta y modifica las herramientas según lo que necesitan.

Luego de detectar las oportunidades, entenderlas, validarlas, priorizarlas, podemos pasar a la búsqueda de soluciones.

Soluciones

Para las oportunidades que hayan sido priorizadas, comenzamos con la búsqueda de soluciones.

Podemos utilizar diferentes dinámicas de exploración para esta búsqueda, como el brainstorming, complemento de ideas, y otras prácticas que involucran a todo el equipo, stakeholders y usuarios. Lo importante aquí es contar con múltiples y variadas miradas sobre la oportunidad que se encuentra en el foco y generar un conjunto de propuestas diversas, que nos permitan estimular la creatividad de los participantes.

Las propuestas de solución que hayan surgido de estas dinámicas las trabajaremos de varias maneras:

  • Son clasificadas en una matriz de valor de negocio y esfuerzo, con la información disponible,para así elegir un conjunto de ellas que puedan ser analizadas en mayor detalle.

  • Detallaremos a través de los Canvas de solución, en los que, tras un trabajo colaborativo de análisis e investigación, volcamos la información relevante de estas soluciones para ser evaluadas y priorizadas.

  • Es importante que validemos las soluciones a través de experimentos, diseñados para aprender y disminuir nuestra incertidumbre sobre aplicabilidad, tecnología, valor percibido.

  • Algunos de los experimentos los podemos hacer a través de prototipos de baja o alta fidelidad o el mismo producto hecho en forma limitada o baja escala.


Herramientas de gestión

En este punto es muy probable que el equipo se encuentre ante un conjunto interesante de oportunidades y soluciones que hayan sido analizadas y validadas, y dado que tras una primera priorización pueden haber logrado un acuerdo acerca de las soluciones a implementar, es necesario dar visibilidad a través de una hoja de ruta (roadmap) de alto nivel. Este roadmap transparenta la estrategia para lograr el conocimiento que nos permita elegir soluciones que serán implementadas.

El equipo comenzará con la implementación de estas soluciones según este roadmap, entendiendo que se trata de un instrumento “vivo”, que irá sufriendo cambios en la medida que el equipo empiece a generar resultados y estos impacten en el contexto y el equipo aprenda de ellos. A su vez, el equipo puede ser separado en equipos más pequeños, que podrán ser complementados con la incorporación de nuevos colaboradores, de manera que puedan avanzar simultáneamente con varias soluciones, asegurando que cada uno de estos nuevos equipos tenga su foco.

Implementación

Finalmente, con oportunidades y soluciones validadas, avanzamos con la implementación de las soluciones. Esto puede significar planificación de mayores plazos, como cuando necesitamos aprobaciones de organismos de control externos, o cuando para el escalamiento requerida una construcción o reconfiguración de nuestros productos, procesos productivos o logísticos.

Esta instancia puede tener el desafío de adaptar la forma de trabajo del equipo de innovación (ciclos cortos, manejo de alta incertidumbre y riesgo) a los procesos del resto de la organización que pueden estar optimizados para estabilidad, confiabilidad, volumen.

Es responsabilidad del equipo realizar esa transición para que la innovación sea adoptada. Para ello se utilizan:

  • Los marcos de agilidad para la construcción de productos y servicios. Scrum y Kanban se encuentran entre los más utilizados, para lo que los equipos necesitarán formación y acompañamiento de personas que cuenten con la experiencia necesaria en la aplicación de estas formas de trabajo, y puedan ser los agentes de cambio que colaboren con que los integrantes de estos equipos adopten estas prácticas de manera efectiva.

  • También entrarán en juego las dinámicas de Product Discovery, que les otorguen a los equipos una visión unificada de las soluciones que están desarrollando, y entre muchas otras herramientas que les proporcionarán estas dinámicas, cuenten con alguna descomposición inicial de la solución que les permita comenzar a avanzar de manera gradual con la captura de valor.

  • La práctica de User Story Mapping es una de las más utilizadas para lograr recortes relevantes de la solución, y le proporciona al equipo un conjunto de elementos que pueden ser construidos a través de un proceso iterativo - incremental.

    Herramientas de gestión

El equipo original (o un subconjunto) puede funcionar como Product Owner de cada una de las implementaciones.

Hemos explicado estos 3 focos (Oportunidades, Soluciones, Implementación) en secuencia, de una manera separada. La realidad es más compleja, veamos cómo se organiza el equipo.

¿Cómo gestionamos estas iniciativas?

Estas iniciativas tienen alta complejidad, ya que el equipo debe operar en tres niveles (oportunidades, soluciones e implementación) en ocasiones en forma simultánea y con intensidades cambiantes en cada uno de los niveles.
Al inicio y luego periódicamente, el equipo evalúa si han identificado oportunidades cuya valorización es suficiente para, si fueran concretadas, considerar a la iniciativa como un éxito.

Ejemplo: En un caso se buscaba una mejora de 8 millones de euros anuales, y por lo tanto consideramos que las oportunidades debían tener un valor potencial de +1 millón para ser relevantes. Acordamos que en cuanto tuviéramos al menos dos oportunidades de ese tipo, una parte del grupo pasaría a buscar soluciones, mientras otra parte del grupo seguiría buscando y puliendo nuevas oportunidades. Adicionalmente, en las conversaciones con los distintos sectores de la organización, algunas personas nos acercaron Mejoras rápidas (Quick wins) que por alguna razón no se habían implementado y algunas personas se dedicaron a implementar desde temprano.

Dada la complejidad es muy importante visualizar, hacia dentro del equipo y hacia afuera, esta dinámica de una forma sencilla. La visualización se orienta a ayudar a los involucrados a tomar decisiones relevantes.

Hemos usado algunas de estas herramientas para lograrlo:

  • Tableros de tareas (Kanban): para visibilizar las actividades en cursos, los seguimientos y colaboraciones necesarias. Usamos carriles como agrupadores, como área de investigación cuando estamos buscando oportunidades o cada oportunidad cuando estamos buscando soluciones.
  • Reportes A4 (o posters): para presentar a interesados externos y para organizar nuestro entendimiento del problema, de los experimentos y soluciones.
  • Tablero del aprendiz (Learner Board): similar al anterior, pero más detallado, para uso interno de las soluciones y experimentos más complejos. Es una práctica tomada de Toyota Kata.
  • Opportunity Solution Tree: una herramienta para ayudar a equipos y organizaciones avanzar hacia la solución de desafíos y retos altamente complejos que implique validar supuestos, ampliar el aprendizaje e iterar a través de la experimentación constante priorizando y eligiendo qué camino tomar.

Conclusiones y recomendaciones

  • Cada desafío y situación amerita elegir cuidadosamente con qué herramientas abordarlo para poder generar resultados de valor.

  • En procesos de alta incertidumbre es recomendable abordarlo con mentalidad de aprendiz con apertura para el aprendizaje continuo.

  • La agilidad sirve como base para articular diferentes métodos y herramientas que aportan valor en diferentes momentos de un proceso complejo de búsqueda de soluciones a un desafío complejo.

  • El proceso de Aceleración de la Innovación produce varios resultados:

    • Soluciones concretas que generan valor de negocio.
    • Un equipo altamente productivo, con entendimiento del espacio del problema, posibles soluciones, relaciones de confianza y dinámicas de trabajo conjunto.
    • Las personas que pasaron por esta experiencia pueden ser las semillas para los próximos equipos, con menos o ningún soporte externo.

Cuéntanos más de tu necesidad para que diseñemos juntos como Acelerar la Innovación en tu organización.
info@kleer.la

Referencias para ampliar la información

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