10 patrones infalibles de agilidad

Leonardo Agudelo

Luego de 10 años de estar metido de lleno en la agilidad, estoy convencido de que no hay una píldora mágica que te “vuelva ágil” de un día para otro. Sin embargo, he comprobado que estos 10 patrones son infalibles para incrementar la agilidad (entendiendo agilidad como la capacidad de identificar los cambios en el entorno y adaptarse a ellos de forma sostenible). 

10 patrones infalibles de agilidad

¿Qué son los 10 patrones infalibles de agilidad?

Los patrones son formas probadas de resolver problemas recurrentes. En este artículo, estos patrones están orientados a lograr más agilidad, lo cual es en sí un camino que cuesta trabajo, es diferente para cada persona, equipo y organización y no tiene receta.

¿Y por qué son importantes?

Es necesario tener puntos de inicio, que sirvan como buenos primeros experimentos y que han probado ser útiles, independientemente del contexto en el que se apliquen. He aquí el listado de 10 patrones infalibles de agilidad, todos en función de la premisa “personas creando valor para clientes”.

Empoderar a las personas

Defino “empoderar a las personas” como un patrón agrupador. A través de este se busca inspirar a través de un propósito y darle el poder a las personas para que generen valor hacia los clientes. Son de ayuda los siguientes patrones:

1. Conformar equipos multidisciplinarios

Poner a trabajar juntas a las personas con las habilidades suficientes y necesarias para generar valor es ganador. Es necesario asegurar siempre la menor cantidad posible de dependencias externas al equipo para generar valor. Este patrón usualmente va en contra de la estructura funcional de muchas organizaciones (organizadas por áreas funcionales), lo cual genera una eficiencia interna, pero va en contra de la eficiencia percibida por el cliente [1].

2. Asegurar la dedicación

No basta con crear equipos multidisciplinarios que le dediquen un porcentaje (a veces bajísimo) de su tiempo a la creación de valor (he visto desde “10% del tiempo”). Es necesario que la dedicación sea cada vez más cercana al 100% si se quiere mejorar la agilidad. La mayor dificultad para esto en las organizaciones es la falsa creencia de que tenemos la capacidad de trabajar mejor en varias cosas al mismo tiempo (el conocido multitasking). Juegos como “nombre multitarea” lo demuestran de una manera simple.

3. Habilitar la toma de decisiones

Este patrón se facilita cuando se cumplen los dos anteriores: un equipo con todo el conocimiento,  sin dependencias y dedicado, toma decisiones mucho más rápido y hace que el trabajo fluya. Es necesario que el equipo cuente con el poder de tomar las decisiones. Que no sea necesario escalarlas. La delegación es un tema a trabajar si se dificulta esta habilitación. Recomiendo acá herramientas de delegación progresiva como Delegation Poker y Delegation Board (recopiladas en Management 3.0).

4. Mejorar empíricamente la dinámica de trabajo

Un equipo que tiene la oportunidad de detenerse periódicamente a reflexionar sobre las personas y sus interacciones, sus procesos y las herramientas que utiliza y a partir de esta reflexión idear y ejecutar posibles formas de mejorar estos aspectos, con toda seguridad incrementará su capacidad de adaptarse a las condiciones de su entorno. La inversión de tiempo de este “freno” en la operación es muy poca  y tiene alta recompensa en el rendimiento del equipo, en los resultados que persigue y en la motivación de las personas que lo componen. La práctica de “Retrospectiva” realizada frecuentemente (máximo cada mes) puede ser una buena forma de iniciar con este patrón. Acá una descripción de dicha práctica.

5. Perseguir la calidad

La mala calidad en el valor creado (productos o servicios) tarde o temprano causa pérdida de agilidad a un equipo. Es necesario empoderar a las personas para que utilizando su conocimiento creen valor con calidad, de forma que se reduzca la necesidad posterior de solucionar los problemas derivados de la mala calidad en el valor entregado.

Un plus de este patrón infalible de agilidad es que las personas se motivan intrínsecamente cuando incrementan su maestría en lo que hacen. Daniel H. Pink lo describe bastante bien en su libro “Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us”. Está bastante bien resumido y en español en este video.

6. Fortalecer las relaciones

R = R (la calidad de los Resultados es directamente proporcional a la calidad de las Relaciones) es una ecuación que solemos utilizar en Kleer para resaltar la importancia de un ambiente de relaciones fortalecidas entre las personas de un equipo de trabajo. Buscar que las personas se conozcan más allá de la relación laboral, hacer dinámicas de construcción de equipo (“Team Building”), crear un entorno de reconocimiento, propiciar encuentros que traigan a cada persona como un ser completo (sobrepasando la “máscara” laboral) permitirá que su trabajo tenga mejores resultados y sean más productivas. Martín Alaimo profundiza en este patrón en su libro “Equipos #MásProductivos: Personas e interacciones por sobre procesos y herramientas”.

7. Experimentar

Para experimentar primero se requiere reconocer que ‘no nos las sabemos todas’, que en muchas ocasiones no tenemos la respuesta sobre cómo lograr que pase algo deseado y que es necesario aprender. El aprendizaje es la finalidad de la experimentación. Dado que la experimentación implica validar una hipótesis que se tiene, el resultado puede ser favorable o no a esa hipótesis, por esto es necesario que se pueda aceptar cuando no lo es. En cualquier caso siempre habrá aprendizaje.

Este patrón será infalible para lograr más agilidad si se da el poder a las personas para que experimenten sobre el valor que crean, así como sobre las dinámicas de trabajo que utilizan para crear ese valor (se repite acá el patrón 4.). 

Recomiendo un diseño ordenado de experimentos, acá se encuentra un lienzo de experimentos muy útil.

Crear Valor

Crear valor es otro patrón agrupador en el que es indispensable la figura del cliente. Éste es quien define qué es valor y proporciona feedback para ajustar ese valor a sus necesidades. Los siguientes patrones han sido útiles para crear valor:

8. Dividir el trabajo

Para adaptarse mejor a los cambios del cliente u otros dados por el entorno, es necesario entregarle al cliente de forma temprana y frecuente algo que (teóricamente) valore, así se tendrá la oportunidad de validar rápidamente si efectivamente esa entrega es de valor o no y reaccionar oportunamente si no lo es.

El patrón infalible de agilidad para lograr una entrega temprana y frecuente de valor es el de dividir el trabajo por hacer en partes más pequeñas, donde cada una de las partes resultantes de la división es de valor para el cliente y habilita la obtención de feedback por parte de este. Hago un análisis profundo de este patrón en el artículo Divide y vencerás: entrega valor de forma temprana y frecuente.

9. Trabajar en ciclos cortos

Este patrón complementa el patrón anterior. Trabajar en ciclos cortos permite definir con menos incertidumbre y “justo a tiempo” el objetivo que se quiere lograr en cada uno de ellos y la estrategia para lograrlo. La duración de los ciclos de trabajo debería corresponderse con la velocidad de los cambios del entorno. Hacerlos más largos puede generar una adaptación lenta y hacerlos más cortos puede generar un costo de planeación y cierre innecesarios. El artículo Divide y vencerás: entrega valor de forma temprana y frecuente explora más a fondo este patrón.

10. Contar con la presencia del cliente

Por último, pero no menos importante, se encuentra este patrón infalible para lograr mayor agilidad. Alrededor del cliente, de su satisfacción y de sus necesidades reales deberían girar las decisiones sobre el valor a crear. Éste debería ser de quien se entiendan las necesidades y valide las hipótesis sobre el valor entregado. Es quien, finalmente, paga por el valor recibido y hace sostenible el negocio. Este patrón no es otra cosa que poner al cliente en el centro haciendo equipo con él para construir soluciones a sus necesidades. Steve Denning en su libro “The Age of Agile” (del cual recomiendo su lectura) dedica gran parte a este patrón llamándolo “Ley del Cliente”.

Algunas recomendaciones para iniciar

Presentamos 10 patrones ‘infalibles’ para mejorar la agilidad. Sin embargo, en muchas ocasiones las organizaciones no tienen las condiciones necesarias para asegurarlos todos, o bien no cuentan con personas que hayan tenido experiencias previas haciéndolo. 4 recomendaciones para comenzar:

Iniciar donde existan menos impedimentos

Mi recomendación es buscar entornos al interior de la organización donde se puedan cumplir la mayor cantidad de ellos y se encuentren menos antipatrones (lo opuesto a los 10 patrones infalibles de agilidad presentados). Evite “remar en arequipe”.

Un líder identificado como “early adopterentenderá y permitirá “correr riesgos” para el uso de los buenos patrones, en uno o más equipos de personas a su cargo. Luego los resultados mostrarán la utilidad de ellos, y poco a poco se podrá ir expandiendo la agilidad en la organización. 

No inicie con todos los patrones al mismo tiempo (si no es posible)

Hay algunos patrones infalibles de agilidad más accesibles que otros. Incrementar la agilidad se logra con mejorar un poco al menos en uno de ellos. Por ejemplo, si en su entorno encuentra facilidad para implementar las retrospectivas (vistas en el patrón “4. Mejorar empíricamente la dinámica de trabajo”) y lo empieza a hacer, su agilidad mejorará un poco. Haga uso de los patrones a medida que le sea posible.

Adopte una dinámica ágil para aplicar los 10 patrones infalibles de agilidad

Incrementar la agilidad de una organización es un trabajo complejo, por esto es necesario abordarlo de forma ágil e ir descubriendo desde el empirismo lo que funciona y lo que no, e ir adaptándose según se requiera. Tómese su propia medicina

Busque ayuda

Apóyese en personas que tengan experiencia recorriendo este camino, que hayan usado estos patrones infalibles de agilidad y tengan sus propios patrones. Desconfíe de recetas mágicas que le aseguren una transformación ágil en poco tiempo o sin cambios fundamentales en su organización. 

Resumiendo

Puede ver en la siguiente gráfica los 10 patrones infalibles de agilidad presentados, éxitos al experimentarlos.

Resumen 10 patrones infalibles de agilidad

En Kleer ayudamos a las organizaciones a aplicar estos patrones infalibles de agilidad y así evolucionar su capacidad de sensar los cambios en el entorno y adaptarse a estos de una forma sostenible.

🔥 Capacitaciones de Kleer que te pueden interesar: Proyectos Ágiles con Scrum y Lean y Kanban en acción.

Lecturas recomendadas

📖 [1] Esto es Lean: resolviendo la paradoja de la eficiencia. Niklas Modig.

📖 Team Topologies: Organizing Business and Technology Teams for Fast Flow. Manuel Pais y Matthew Skelton.

📖 Dynamic Reteaming: The Art and Wisdom of Changing Teams. Heidi Helfand.

📖 The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development. Donald G. Reinertsen

🌐 Herramientas de delegación progresiva recopiladas en Management 3.0: Delegation Poker y Delegation Board

🌐 Artículo “Buenas retrospectivas = equipos en mejoramiento constante”. Leonardo Agudelo.

📖 Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us. Daniel H. Pink

📖 Equipos #MásProductivos: Personas e interacciones por sobre procesos y herramientas. Martín Alaimo.

📖 Reinventar las Organizaciones. Frederic Laloux.

📖 The Age of Agile: How Smart Companies Are Transforming the Way Work Gets Done. Steve Denning.

🌐 Herramientas para crear un entorno de reconocimiento recopiladas en Management 3.0: Kudo Cards y Kudo Box

🌐 Guía ágil de experimentación.

🌐 Artículo “Divide y vencerás: entrega valor de forma temprana y frecuente”. Leonardo Agudelo.

🌐 Artículo “6 Beneficios de Centrarse en Clientes”. Pablo Lischinsky & Ricardo Colusso & Natty Davidovich.

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