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Divide y vencerás: entrega valor de forma temprana y frecuente
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La expresión “divide y vencerás” se asocia con un contexto bélico, en el que se busca dividir las fuerzas contrarias para que sea más fácil derrotarlas. En el contexto de agilidad empresarial, me gustaría utilizar dicha expresión en la “guerra” contra la falta de entrega de valor de forma temprana y frecuente.
Me encuentro personalmente enganchado en esta guerra porque en nuestro acompañamiento a diferentes organizaciones buscamos eliminar los siguientes fenómenos:
- No contar con verificación y feedback oportuno, dando lugar a continuar trabajando con base en la suposición de que “vamos bien” y que lo que estamos haciendo es justamente lo que el cliente necesita, lo cual, a su vez, puede concluir en pérdida de dinero, esfuerzo y motivación del equipo, si nuestra suposición fuese incorrecta.
- No tener la sensación de resultados, alargando en el tiempo la visualización de progreso y minando la moral del equipo.
- Dificultad en la detección de riesgos y la oportuna reacción a éstos, al tener entregables a largo plazo, es más probable que los problemas se dimensionen solo hasta el final, sea más difícil manejarlos e implique una gran inversión hacerlo.
- Necesidades no satisfechas, transcurre mucho tiempo sin que el cliente haya comenzado a satisfacer sus necesidades.
¿Qué es eso de entrega de valor de forma temprana y frecuente?
Todas las organizaciones trabajan para entender y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, el valor está definido en lo que ellos (los clientes) están dispuestos a financiar, en otras palabras: valor es por lo que los clientes pagan, lo cual finalmente genera impacto en el negocio y lo hace sostenible.
El problema con esta definición es que en entornos complejos las condiciones para satisfacer las necesidades de los clientes cambian de tal forma que es necesario adaptar constantemente la estrategia para lograrlo. Cambios en lo que valoran los clientes, en el mercado y hasta en las condiciones climáticas, pueden ser algunos de los factores que componen los entornos turbulentos que enfrentan las organizaciones hoy.
Entregar valor a los clientes es una oportunidad para validar que resolvemos sus necesidades. De esta manera, cuando entregamos valor de forma tardía y poco frecuente, perdemos esa oportunidad, y teniendo en cuenta que las condiciones pueden cambiar en cualquier momento y por diversos motivos, es probable que lo que al inicio creíamos que satisfacía las necesidades de los clientes, ahora no lo haga.
Al ritmo de los cambios
La velocidad en los cambios del entorno es lo que define qué tan temprano y frecuente debería ser la entrega de valor hacia nuestros clientes. Para algunos negocios es cada día, para otros cada mes y para otros cada trimestre, solo por dar algunos ejemplos.
Pero, ¿qué debemos hacer para entregar valor tan temprano y tan frecuentemente como lo demande la velocidad de los cambios en el entorno? Mi respuesta es “divide y vencerás”.
Si la velocidad de los cambios en el entorno es semanal, entregar valor cada mes no va a ser la mejor estrategia. Tendremos que dividir el valor a entregar en el mes, de manera que podamos entregar valor como máximo cada semana y así validar con la frecuencia adecuada si estamos haciendo lo correcto.
Es muy importante que cada componente de la división represente algo que sea valorado por los clientes.
¿Qué es lo que se debe dividir?
Se divide el trabajo por hacer. En una organización existen varios niveles en lo que hay por hacer y donde podría haber condiciones cambiantes:
- Objetivos y resultados a obtener
- Iniciativas / Proyectos / Operación
- Actividades / Tareas
- Iniciativas / Proyectos / Operación
Tomemos uno a uno los niveles:
Objetivos y resultados a obtener
Es cada vez más frecuente que los resultados que se buscan dependan de las condiciones del mercado, de las tendencias de los clientes, de las acciones de la competencia, entre otras. En respuesta a semejante posibilidad de cambio, las organizaciones se están replanteando sus objetivos y los resultados a obtener, para que quepan en períodos más cortos o para que tengan un alcance más acotado.
La división acá puede consistir en dejar de pensar en un solo resultado al final de un largo periodo, para pensar en varios en períodos más cortos o también acotar de alguna forma el resultado a una parte del contexto.
Ejemplo: la meta de ventas para el año se divide en objetivos de ventas de los trimestres 1, 2, 3 y 4, donde las ventas de cada uno de los trimestres se declaran justo antes de empezarlos, esto es, cuando hay más claridad sobre las variables que influyen para determinarlas.
Iniciativas / Proyectos / Operación
Para obtener los resultados esperados es necesario ejecutar diversas iniciativas o proyectos, operar y lograr hitos, pero en entornos complejos puede pasar que las condiciones cambien.
Es factible que el impacto de una iniciativa en el resultado no sea el esperado, o que la iniciativa no se pueda llevar a cabo como se quería porque no sale todo como se imaginó.
De nuevo, frente a un entorno cambiante, dividir a este nivel es una buena idea.
Para el caso de iniciativas o proyectos la división puede realizarse reduciendo el alcance de los mismos enfocándose en lo que sea más prioritario y que en posteriores iteraciones se vaya sumando alcance hasta llegar al pensado inicialmente, si es que hace falta.
Para el caso de la operación, la división significa tomar los ítems grandes y difíciles de procesar y partirlos en varios más pequeños y luego tomar pocos de éstos y procesarlos completamente (terminarlos) antes de tomar más. Podría haber lugar a una priorización de los ítems resultantes para procesar primero aquellos que generen el mayor valor posible. Es un tema de optimización del flujo de valor de punta a punta y depende del tipo de operación de cada organización o negocio.
Actividades / Tareas
El nivel más operativo de actividades o tareas nos invita a pensar en tomar las que son muy complicadas, grandes o demoradas y descubrir si es posible encontrar formas de avanzar en el resultado de las mismas sin tener que hacerlas todas. Por ejemplo: es necesario informarle algo a todos los clientes. El top 10 de los clientes podría ser un buen comienzo para ver la reacción de estos (recibir feedback).
Además de dividir el trabajo, divide el tiempo para trabajar
Si bien el haber dividido adecuadamente el trabajo por hacer es un componente importantísimo para entregar valor de manera temprana y frecuente, no tendríamos la posibilidad de verificar el valor de lo entregado si no trabajamos en ciclos con una duración correspondiente con la dinámica de los cambios. Se podría decir que es necesario dividir los períodos largos de trabajo en ciclos más cortos.
De esta forma, por ejemplo, un equipo que hace un plan para el trabajo de un año, ahora puede empezar a hacer planes de alto nivel trimestrales y de un nivel más detallado para las próximas 2 semanas. Durante este tiempo el equipo llevará a cabo trabajo dividido adecuadamente para que quepa en él, al cabo del cuál buscará hacer la entrega de valor y obtener el feedback.
Tener la menor cantidad de dependencias posibles para realizar el trabajo es fundamental para que lo que cabe en un ciclo corto se pueda completar en ese tiempo. Mientras más dependencias se tengan, más difícil será la entrega de valor de forma temprana y frecuente. Es acá donde operan colaborativamente los equipos con todas las capacidades necesarias para generar valor.
¿Qué puedo hacer para dividir el trabajo y el tiempo?
Lo primero es identificar cuál es el valor que genera su trabajo y a quién beneficia.
Luego puede reconocer si su trabajo está impactado por cambios y con qué frecuencia en promedio suceden, esto le permitirá identificar la duración adecuada para sus ciclos de trabajo.
A continuación puede identificar el nivel del trabajo por hacer: Objetivos y Resultados, Iniciativas, Proyectos y Operación o Actividades y Tareas y a continuación dividirlos vigilando que las partes resultantes aún puedan generar valor y sirvan para obtener feedback. Puede identificar formas de división en el post ¿Cómo generar valor con validaciones tempranas y frecuentes?
En Kleer ayudamos a las organizaciones a evolucionar su capacidad de sensar los cambios en el entorno y adaptarse a estos de una forma sostenible.
Entrenamientos de Kleer relacionados: Advanced Product Owners Workshop, Taller de Product Discovery, Proyectos Ágiles con Scrum
